由华东院牵头实现一场工程数字化和亚运筹办全链路的跨界融合

发布日期:2023/10/07

亚运筹办规模大、周期长、事项多,如何破题?

亚运筹办,是一项复杂的重大系统工程,其筹办可谓涉及城市运行的方方面面。本届亚运会共有45个国家或地区的超过1.2万名运动员参赛,服务用户覆盖市民、游客、运动员、媒体、残障人士等多类人群,从场馆、基础设施的建设运行,到赛事安排、交通组织,从全民参亚运和城市风貌展现,到服务保障和应急管理等等,都在亚运筹办的工作范围之内。

筹办工作规模大、周期长、事项多、环节多。既要做,又要做得好。如何破题?能不能在众多事项中做到无一遗漏;能不能让每项工作的反馈周期再缩短一点;能不能让全局工作的进展情况再直观一些?答案是肯定的。一场工程数字化与亚运筹办的跨界融合就此展开。

20222月,华东院受邀参与亚运筹办工作的任务分解和进度计划编制工作,将大型复杂工程(如水电工程)中的计划管理融入亚运筹办,以细化任务、分解资源、优化路径、动态控制作为基本手段,将亚运会筹办启动工作分解为4个领域、31个大项、212个任务项,并最终以一张图的形式进行呈现。

在编制进度计划过程中,华东院尝试结合自主研发的履约管控系统,提出将数字化手段运用到赛事筹办任务管理中的想法。想法当即得到了亚运运行保障指挥部的肯定和支持,亚运任务在线系统应运而生。

 

任务在线如何护航亚运筹办

作为亚运任务在线系统的主要研发和运维团队,华东院在最短时间内组建起一支由工程管理、系统设计、软件开发等多专业组成的专家团队,各专业人员集中突击办公,挂图作战。白天进行需求识别,晚上出设计方案……经过一个月争分夺秒的奋战,最终亚运任务在线系统第一版在20223月如期上线。

亚运任务在线以总任务书一体化拆解、任务线上闭环管理、风险智能预警分析、组织过程资产沉淀为主要内容。项目团队成员介绍道。

一方面,该系统对212个任务项再做进一步分解,将整个亚运的筹办工作任务量化、细化到最小颗粒度,分解成具体到责任人的任务包,把具体任务的要求、目标、节点、责任人、反馈等信息,都动态地、实时地显示出来,并形成总体工作的清晰概览,最终拆分出2.8万多个任务包,这在没有数字化手段之前是难以想象的。

另一方面,该系统实现了重大赛事筹办保障工作全链路的线上统筹和闭环管理。与传统管理中的层层传达不同,亚运任务在线把从顶层设计到具体环节的所有参与者全部贯通起来,做到全链路的线上统筹;形成了完善的任务分解-执行-填报-审核反馈闭环,实现管理可控、风险能控、流程在控,有效提升赛事筹办保障能力。

在组织过程资产沉淀方面,这套系统承载着筹办过程中所有的过程资料、痕迹,在亚运结束后,将成为亚运遗产,为城市重大赛事活动和复杂工作任务管理探索路径、积累经验。项目团队成员介绍道。

 

亚运遗产,赋能更多场景

亚运任务在线系统自20223月正式上线以来,已在杭州、宁波、温州、湖州、绍兴、金华等6个办赛城市的亚运筹办工作中推广使用。系统内,总任务书最多细化至八级任务。期间组织推广培训12次,实现浙江全省亚运会筹办工作全覆盖,触达用户超4万人,日均活跃用户超1500个。

2023年以来,亚运筹办进入冲刺期,华东院进一步迭代升级亚运任务在线系统,全面梳理分解2023年亚运筹办重点任务,形成明确时间表、任务书、责任人,和可对照、可检查、可考核的目标责任体系,打造亚运任务在线2.0版,为打造亚运遗产和数字化改革标志性成果贡献智慧力量。

这套数字化管理系统不仅仅服务于亚运,它将用工程管理理念和数字化技术服务政务管理的思路,延伸运用到了更宽领域,为复杂、系统性项目的管理实践提供解决方案。现已衍生出了用于政府工作报告工作任务管控的政在干系统,用于数据局城市大脑2.0工作管理的城市大脑2.0任务在线系统,用于杭州妇联、交通局工作管理的儿童友好城市任务在线”“交通治理在线系统等,覆盖杭州市政务领域下的1.4万余项任务管理。

相信在未来,随着系统的优化迭代,更多的使用场景和应用模式将会不断涌现,而其也将作为智能亚运的重要遗产,为重大赛事筹办、市政管理等不断赋能。

作为多座亚运场馆和多项亚运保障工程建设单位,华东院将继续发挥工程技术与信息化数字化核心能力,为杭州第19届亚运会、第4届亚残运会保驾护航!